برای انجام هر حرفه باید مناسب با نیاز و نوع محصول یا خدمت ارائه شده، در تهیه ملزومات اقدام کرد. تعدد مشاغل و حرفه ها سبب ایجاد ادوات و تجهیزات مختلف شده است. مطمئنا در زندگی خود با بسیاری از این موارد سروکار داشته اید. همه ما روزانه یا هفتگی برای انجام امور شغلی، مالی و … به ادارات و موسسات مختلف مراجعه می کنیم. تجهیزات و ماشین های اداری مختلفی در هر یک وجود دارد. سوالی که در وهله اول به ذهن می رسد این است که تجهیزات و ماشین های اداری چیست؟ و چه کاربردی در ارائه خدمات اداری و سازمانی دارد؟
ماشین یا تجهیزات اداری چیست؟

در گذشته توضیح این مورد کاری آسان بود. زیرا هر اداره وسایل محدود و مختصری داشت. تلفن، میز، صندلی، ماشین تایپ، کاغذ و چندین قلم و خودکار، دستگاه منگنه تمام وسایلی بود که یک شرکت برای تاسیس به آن نیاز داشت. پیشرفت تکنولوژی گامی موثر برای سهولت فعالیت کارمندان و ارائه خدمات برداشته است. اما سبب افزایش تجهیزات و ماشین های اداری نیز شده است. به همین دلیل نمی توان تجهیزات و ماشین های اداری را به سادگی گذشته نام برد. تجهیزات مورد نیاز در هر اداره یا سازمان به دو دسته دفتری و اداری تقسیم می شوند. تجهیزات دفتری شامل میز، صندلی، تلفن، خودکار، کامپیوتر و … است. تجهیزات اداری خود به دو بخش تجهیزات و ماشین های اداری پرکاربرد و کم کاربرد تقسیم می شوند.

تجهیزات و ماشین های اداری پرکاربرد: غالبا در تمامی ادارات و موسسات مورد نیاز هستند و عبارتند از دستگاه کپی، پلاتر، دستگاه فکس، اسکنر، پرینتر،کاغذ خردکن، ساعت حضور و غیاب، و اسکنر اثر انگشت.

تجهیزات و ماشین های اداری کم کاربرد: این تجهیزات استفاده عمومی ندارند. در ادارات خاص استفاده می شوند. مانند دستگاه اسکناس شمار، دستگاه تشخیص اصالت اسکناس و ارز، پرینترهای سوزنی و پرینتر برای چاپ کارت های اعتباری در بانک ها، دستگاه بارکد خوان در مراکز خرید، دستگاه باز کردن پلمپ بسته های پستی و دستگاه توزین خودکار در ادارات و سازمان های پست.